Przetarg to proces zatrudniania wykonawców do wykonania określonych zadań w perspektywie krótko- lub długoterminowej. Może być również znany jako zlecanie zadań lub dostaw, zlecanie po stałej cenie lub zlecanie po kosztach. Wykonawcy są często wykorzystywani do świadczenia usług tymczasowych, takich jak sprzątanie i prace konserwacyjne. Procesy przetargowe mają na celu pomóc dostawcom usług w uzyskaniu kontraktów od jednostek sektora publicznego, takich jak szpitale i szkoły, w zamian za usługi. Przetargi mogą być stosowane w przypadku projektów na dużą skalę oraz przetargów komercyjnych, jak również niekomercyjnych. TIENDING jest często wykorzystywany przez instytucje rządowe i organizacje non-profit (NPO) poszukujące źródeł usług, które są opłacalne, wydajne i niezawodne w tym samym czasie. Istnieje wiele korzyści wynikających z zastosowania przetargu zamiast bezpośredniego zatrudniania poszczególnych wykonawców.

Zestawienie ofert wg cen

Istnieją dwa sposoby złożenia oferty: formularz, który kieruje agencję zamawiającą na stronę internetową oferenta, lub formularz papierowy, który należy wysłać do agencji zamawiającej. Agencja zamawiająca następnie przegląda oferty i wybiera najniższą odpowiedzialną ofertę. W formularzu ofertowym zwykle prosi się wykonawców o podanie trzech kategorii informacji. Krótki opis pracy, która ma być wykonana, cena i całkowity koszt projektu. Następnie zamawiający dokona przeglądu informacji i wybierze sprzedawcę z najniższą ceną.

W ramach procesu wyboru zamawiający może również przeprowadzić wstępną ocenę kwalifikacji, doświadczenia, jakości i wiarygodności oferentów. Niektóre kontrakty mogą pozwolić zamawiającemu na wybór tańszej oferty, aby dać pierwszeństwo konkretnemu oferentowi.

Bardziej szczegółowy proces składania ofert

Za każdym razem, gdy zatrudniasz kogoś do wykonania pracy, zawierasz umowę z wykonawcą. Jest to prawdą, nawet jeśli korzystasz z usług trzeciej strony, np. rządu. Umowa to każda ustna lub pisemna obietnica pomiędzy Tobą a wykonawcą, która określa pracę, która ma być wykonana. Umowa może być umową lub listem intencyjnym, ale zawsze jest to umowa i zawsze jest ona wiążąca. Kontrakty są znacznie bardziej formalne niż listy intencyjne. Są to pisemne umowy pomiędzy Tobą a wykonawcą, które określają zakres prac do wykonania oraz warunki płatności. Jest to różnica pomiędzy zatrudnieniem kogoś do wykonania pracy a pozwoleniem mu na zabranie twoich rzeczy.

Ograniczone ryzyko kontraktowe

Jeśli wykonawca źle wykonuje swoją pracę, możesz rozwiązać umowę i zatrudnić kogoś nowego. Jeśli wykonawca nie ma możliwości dostarczenia pracy zgodnie z obietnicą, możesz rozwiązać umowę i zatrudnić kogoś nowego. Jednakże, jeśli wykonawca nie wywiązuje się z płatności kontraktu przyznanego przez rząd, nie jest nielegalne, aby rząd rozwiązał kontrakt i zatrudnił kogoś nowego. Nowi wykonawcy nie zawierają bardziej ryzykownych kontraktów niż pierwotny wykonawca. Ryzyko jest związane z niepewnością wyniku w oparciu o umiejętności wykonawcy, zakres projektu i zakres kontraktu. Kontrakt o najniższym ryzyku ma mały zakres, niski zakres i niskie ryzyko.

Bardziej efektywne przetwarzanie zamówień

Jeśli zatrudnisz jednego wykonawcę, być może będziesz musiał zmienić formularze, zaktualizować systemy i zmienić pracę pozostałych wykonawców. Jeśli zatrudniasz kilku wykonawców, zmiana pracy i upewnienie się, że wykonawcy rozumieją zmianę, może zająć czas i pociągnąć za sobą dodatkowe koszty. Przetwarzanie zamówień to proces wprowadzania informacji, które kierują rząd do wydania zamówienia. Nie można zmienić systemu przetwarzania zamówień po rozpoczęciu wydawania kontraktów. Jeśli spróbujesz zmienić system, wykonawca ma prawo anulować swój kontrakt. Jeśli zatrudniasz jednego wykonawcę, zmiana systemu jest czasochłonna, a wysiłek może zostać zmarnowany, jeśli wykonawca nie zrozumie zmiany. Jeśli zatrudniasz kilku wykonawców, zmiana systemu jest znaczącym wysiłkiem. Każdy wykonawca ma prawo wypowiedzieć swoją umowę. Jeśli zatrudnisz jednego wykonawcę, zmiana systemu jest czasochłonna, a wysiłek może zostać zmarnowany, jeśli wykonawca nie zrozumie zmiany. Jeśli zatrudniasz kilku wykonawców, zmiana systemu jest znaczącym wysiłkiem.

Brak podmiotów uprzywilejowanych

Jeśli zatrudniasz jednego wykonawcę, możesz ulec pokusie faworyzowania jednego wykonawcy względem drugiego. Jest to tzw. faworyzowanie lub niesprawiedliwe traktowanie jednego podmiotu względem drugiego. Faworyzowanie ma miejsce, gdy zamawiający preferencyjnie traktuje określony podmiot (tj. konkretnego wykonawcę). Zamawiający ma prawo wybrać wykonawcę, który przedstawi najniższą cenę. Jeśli zatrudniasz kilku wykonawców, musisz spełnić kryteria zawarcia umowy z każdym z nich (np. muszą mieć odpowiednie umiejętności i doświadczenie). Nie możesz preferencyjnie traktować jednego wykonawcy w stosunku do drugiego.

Wnioski

Kilka lat temu pewien szpital w Wielkiej Brytanii zaczął stosować przetargi bardziej systematycznie. Stwierdzili, że koszt zatrudnienia wykonawcy na godzinę był droższy niż na etat. Wynika to z niepewności związanej z wykonaniem godziny pracy. Można to uznać za rodzaj niepewności kosztowej.

Oprócz niepewności kosztów, inne czynniki, takie jak pogoda i awarie sprzętu, zwykle sprawiają, że rzeczywisty koszt wynajęcia wykonawcy różni się od kosztu, który zostałby poniesiony, gdyby praca została wykonana we własnym zakresie. Koszt wynajęcia wykonawcy przez pracę jest bardziej dokładny, ponieważ nie obejmuje kosztu wynajęcia wykonawcy do wykonania pracy do momentu jej zakończenia. Zmniejsza to niepewność kosztów pracy, ułatwiając planowanie pracy, śledzenie postępów i przewidywanie kosztów pracy.

Przetarg to proces zatrudniania wykonawców do wykonania określonych zadań w zamian za cenę. Proces przetargowy może być również wykorzystany do zakupu usług. Proces przetargowy jest szeroko stosowany w zamówieniach rządowych i prywatnych. Choć przetarg jest korzystny w niektórych przypadkach, może również powodować ryzyko, jeśli nie jest stosowany prawidłowo. Im więcej informacji na temat przetargów, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że spowodują one problemy.

Teraz, gdy rozumiesz cel przetargu i sposób jego działania, jesteś gotowy do rozpoczęcia badań nad przetargiem.